Versie 1.4
Privacyverklaring
Geldig vanaf 16 oktober 2026
Wie is verantwoordelijk?
REOVA is een dienst van HS Management & Beheer B.V., de verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen. Vragen en privacyverzoeken: info@reoffice.es, met onderwerp Privacy REOVA. De volledige bedrijfsgegevens staan op de pagina Bedrijfsgegevens.
Voor persoonsgegevens die een zakelijke Tenant in zijn eigen REOVA-workspace verwerkt, is die Tenant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en is Leverancier verwerker. Betrokkenen richten inhoudelijke verzoeken over zulke workspacegegevens eerst aan de betreffende Tenant; Leverancier ondersteunt de Tenant overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.
Voor bezoekers van de publieke woningcatalogus en voor woningaanvragen die rechtstreeks via REOVA worden ingediend, is Leverancier zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor publicatiebeveiliging, aanvraagregistratie, kwalificatie en transparante routering. Na een betaalde overdracht is de daadwerkelijk geselecteerde woningverkopende tenant zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor zijn vervolgcontact en dienstverlening.
Welke gegevens en waarom?
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Account, trial en overeenkomst | Naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, rol, account- en acceptatiebewijs | Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij bewijs en beheer |
| Facturatie en betaling | Factuurgegevens, btw- en registratienummers, betaalstatus, provider- en transactie-ID’s | Uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Login-, apparaat-, IP-, audit-, fout- en beveiligingsgegevens | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging en fraudepreventie; wettelijke plicht waar van toepassing |
| Service en ondersteuning | Contactgegevens, correspondentie, supportinhoud en technische context | Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij ondersteuning |
| Productverbetering | Beperkte gebruiks- en prestatiegegevens, feedback en geaggregeerde statistiek | Gerechtvaardigd belang bij betrouwbare verbetering; toestemming waar vereist |
| Juridische naleving | Contract-, audit-, incident- en communicatiebewijs | Wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang bij rechtsvorderingen |
| Marketing | Zakelijke contact- en voorkeurgegevens | Toestemming waar vereist; gerechtvaardigd belang voor passende B2B-communicatie met recht van bezwaar |
| Publieke woningcatalogus | Indicatieve locatie, openbare woningfeiten en uitsluitend bij geldige rechten vrijgegeven tekst en media | Gerechtvaardigd belang bij een privacyveilige catalogus; licentie/toestemming voor volledige publicatie |
| Woningaanvraag en koopklaar dossier | Naam, e-mail, telefoon, voorkeurskanaal, woninginteresse, budget-, financierings- en termijnsignalen, toestemmings- en bronbewijs | Uitvoering van het verzoek en gerechtvaardigd belang bij passende routering; toestemming waar vereist voor delen |
Bronnen en verplichte gegevens
Gegevens komen van de betrokkene, diens werkgever of Tenant, gekoppelde providers, betaal- en authenticatiediensten en uit het gebruik van REOVA. Verplichte velden zijn als zodanig herkenbaar. Zonder noodzakelijke account-, bedrijfs- of betaalgegevens kan een trial of abonnement mogelijk niet worden geleverd.
Facts-only-publicatie is uitsluitend toegestaan uit een per bron beoordeelde officiële, eigenaar- of tenantbron met toegestane hergebruikvoorwaarden. Geen willekeurige portals, geen scraping en geen systematische extractie. Media mogen alleen worden gepubliceerd wanneer per media-asset een aantoonbaar hergebruikrecht voor REOVA is vastgelegd. Facts-only omvat daarnaast een nieuw door REOVA geschreven neutrale beschrijving; aangeleverde broncopy wordt niet overgenomen.
Zonder een positieve, vastgelegde bronbeoordeling publiceert REOVA niet. Bij facts-only-publicatie verwerkt REOVA alleen noodzakelijke, controleerbare woningfeiten, een indicatieve locatie, een nieuw door REOVA geschreven neutrale beschrijving en afzonderlijk goedgekeurde media-assets. REOVA biedt via hola@reova.es een correctie- en takedownkanaal. Een aanvraag toont bij vastlegging de ontvangerscategorie woningverkopende tenant; de werkelijk geselecteerde woningverkopende tenant wordt uiterlijk in de overdrachtsbevestiging of het eerste directe contact bekendgemaakt.
Ontvangers en subverwerkers
Gegevens kunnen worden gedeeld met hosting-, database-, opslag-, e-mail-, workflow-, realtime-, betalings-, kaart-, communicatie-, authenticatie- en AI-dienstverleners, professionele adviseurs, bevoegde autoriteiten en een verkrijgende groeps- of rechtsopvolgende onderneming. Alleen noodzakelijke gegevens worden verstrekt en verwerkers worden contractueel gebonden.
De actuele categorieën en dienstverleners staan in de Subverwerkerslijst. Gekoppelde diensten zoals Google, Microsoft, WhatsApp/Meta en betaalproviders kunnen daarnaast voor delen van hun eigen dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn; hun eigen privacyvoorwaarden kunnen dan gelden.
Internationale doorgiften
Waar gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt Leverancier een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Nadere informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen kan via het privacycontact worden gevraagd, met weglating van vertrouwelijke beveiligingsinformatie.
Bewaartermijnen
| Categorie | Uitgangspunt |
|---|---|
| Account en overeenkomst | Gedurende de relatie en daarna zolang nodig voor administratie, bewijs en rechtsvorderingen. |
| Financiële administratie | Volgens de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijnen. |
| Trial- of beëindigde workspace | Minimaal 60 dagen herstelretentie na einde operationele toegang; daarna gecontroleerde verwijderingsbeoordeling, behoudens legal hold of wettelijke plicht. |
| Beveiligings- en auditlogs | Risicogestuurd en niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, onderzoek en bewijs. |
| Support | Zolang nodig voor behandeling, kwaliteitsbewaking en vaststelling van rechten. |
| Marketing | Tot intrekking, bezwaar of het vervallen van de relatie/noodzaak, met beperkte suppressiegegevens om voorkeuren te respecteren. |
| Woningaanvragen en koopklare dossiers | Tijdens kwalificatie en aanbod niet langer dan noodzakelijk; na overdracht volgens de transparant meegedeelde termijnen en wettelijke plichten van REOVA en de geselecteerde woningverkopende tenant. |
Beveiliging
Leverancier gebruikt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder toegangsbeperking, tenantisolatie, versleuteld transport, providerbeveiliging, auditlogging, beveiligde credentials, ontwikkelcontroles en incidentprocedures. Geen digitale dienst kan absolute beveiliging garanderen.
Geautomatiseerde besluitvorming en AI
REOVA kan AI inzetten voor concepten, classificatie, vertaling, analyse en suggesties. Leverancier gebruikt deze functies niet om als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend geautomatiseerde besluiten te nemen die voor een betrokkene rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Tenant is verantwoordelijk voor menselijke controle van eigen gebruik.
Rechten van betrokkenen
- inzage, rectificatie en, waar van toepassing, verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van verwerking en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- gegevensoverdraagbaarheid waar de wettelijke voorwaarden zijn vervuld;
- intrekking van toestemming, zonder aantasting van eerdere rechtmatige verwerking;
- een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthouder in het land van gewone verblijfplaats of werk.
Een verzoek kan naar het privacycontact worden gestuurd. Leverancier kan aanvullende informatie vragen om identiteit en bevoegdheid te verifiëren. Verzoeken over Tenantdata worden waar passend doorgestuurd naar of samen met de betreffende Tenant behandeld.
Intrekking of bezwaar wordt prospectief verwerkt en kan een nog niet voltooide overdracht blokkeren. Een reeds rechtmatig afgeronde overdracht kan niet technisch worden teruggedraaid, maar REOVA informeert de ontvanger waar passend over het verzoek. Een woningaanvraag geeft geen marketingtoestemming; marketing is altijd een afzonderlijke, optionele keuze.
Wijzigingen en rechtsopvolging
Deze verklaring kan wijzigen bij product-, leverancier-, organisatie- of wetswijzigingen. Materiële wijzigingen worden passend bekendgemaakt. Bij overgang van REOVA naar de toekomstige Spaanse S.L. worden identiteit, contactgegevens, overdrachtsdatum en gevolgen vooraf meegedeeld; de nieuwe entiteit neemt de relevante privacyverantwoordelijkheden over voor toekomstige verwerking.